自分は、Todoistを使ってGTDを回しているので紹介します。
GTDとは？
まずGTDとは、「Getting Things Done」の略で、提唱者はデビッド・アレン氏（アメリカ）。ざっくり言うと、「自分自身のやりたいこと」や「やるべきこと（雑用も含む）」をすべて１カ所に集約して、脳は「ストレスフリー」に使おうぜ！というタスク管理法。個人的には、実践してみて究極のタスク管理法だと思っています。
私なりの解釈では、GTDで最も重要なのは次の２つだと思っています。
- どんな些細なタスクも書き出す
- 週次レビューを必ず実施してリストを更新する
詳しく知りたいのであれば、『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』という書籍が参考になります。
TodoistによるGTD実践
TodoistでのGTDの回し方を紹介します。下記の記事を参考にさせていただきました。
プロジェクトの構成
まず、GTDで使う箱（入れ物）をプロジェクトとして管理します。
- INBOX
- 次にとるべきアクションリスト
- いつかやるリスト
- 連絡待ちリスト
- 各種プロジェクト
- カレンダー
- 参照
- ゴミ箱
ちなみに自分が作って運用しているプロジェクトは、こんな感じ。タスクがまだまだ少ないので、どんどん頭の中にある「気になるもの・こと」を吐き出す必要がありそうですが・・・。
INBOXについては、Todoistがすでに標準で提供してくれています。
また、青いアイコンのものがプロジェクトにしています。「Sales」プロジェクトは、現在仕事で開発用のもの、「Comp Full Marathon」はフルマラソン完走用、「TOEIC500」がTOEIC500点達成用となっています。
習慣化しているタスクの登録方法
次に習慣化しているタスクをどう登録するかです。これはTodoistの真骨頂で、色々な登録方法が用意されていて、非常に助かっています。
例えば、毎日、自分の信条やミッション・ステートメントを確認したいのであれば、下記のように「毎日7:30」と入力すれば、毎日当タスクが出現するようになります。
ただし、「toodledo」の「From Due-date（期日を基準に繰り返しタスクを作成）」のような設定はできません。toodledoのこの設定では、毎日やるタスクを３日やらなかった場合、今日クリアしても２日前の期日としてタスクが再登場し、必ずやらなかった分を実行する必要がありました（ex：毎日腕立て伏せ５０回という日課があれば、３日やらないと当日分も入れて２００回やらないとタスクが完全に元に戻りません）。Todoistの場合には、そのような厳格な繰り返し設定はできませんが、toodledoの「From Completion（完了日を基準に繰り返しタスクを作成）」と同じ繰り返し設定となります（ex：毎日腕立て５０回の例では、３日やらずに今日５０回腕立てをやれば、次回タスクは明日の期日になります）。
※これらの繰り返しタスクについては、管理しやすいように、オリジナルの「Report Works」プロジェクトに保管しています。
ラベルの使い方
それから、場所や地域、資格（@TOEICなど）なんかをラベル化して、参照しやすくしています。
例えば、最近、ネットレンタルや動画配信サービスの方が便利なので、あまり行かなくいませんが、TUTAYAに行った際に確認できるように、「@TUTAYA」というラベルを作りました。レンタルしたいDVDなんかのチケットに@TUTAYAラベルを添付します。TUTAYAに行ったときに、このラベル付きのチケットを確認すれば、借り漏れは０です。
また、TUTAYAと同じ感覚で、今後行く観光地もラベル化しておくとよいでしょう（現在。自分が登録しているのは、@新宿、@山梨、@新潟など）。
準備するフィルター
最後に、週次レビュー用のフィルターを用意しました。
繰り返しタスク以外をすべて表示せよ！というフィルターで「!#Repeat Works」と入力すればOKです。
週次レビューは、下記のような繰り返しタスクを作っておけば便利です。先で作成した週次チェック用フィルターのリンクをMarkdown式のリンクで記述できます。
Weekly Review: 今週を振返り、次の”選択と集中”を決める [（全タスク確認）](https://ja.todoist.com/app?lang=ja#agenda%2F!%23Repeat%20Works)
まとめ
一気に、実際に自分が実践していることを書き出してみました。やはり、GTDの基本である、気になることを徹底的に書き出すこと、定期的なレビューを繰り返す、この２つを確実に実践していくことが、GTDをスムーズに回すコツだと思います。時間が無いとどうしても週次レビューが雑になってしまいがちなので、毎日の終わりに日次レビューを取り入れるなどすれば、週次レビューの負荷が軽減されるかもしれません。
